在现代企业管理体系中，人事档案作为员工信息的重要载体，承载着员工的基本资料、工作经历、考核记录、奖惩情况等关键信息。建立健全的人事档案管理制度，不仅是企业规范化管理的体现，也是保障员工权益、提升组织效率的重要基础。

本制度旨在明确人事档案的收集、整理、保管、使用及销毁等各环节的操作流程，确保档案内容的真实、完整与安全，为人力资源管理提供可靠的数据支持。

一、适用范围

本制度适用于公司所有正式在编员工，包括合同制员工、劳务派遣人员及相关临时工作人员。对于涉及敏感信息的档案，应按照相关法律法规进行特殊管理。

二、档案内容

人事档案主要包括以下

1. 员工基本信息（如姓名、性别、出生日期、身份证号、联系方式等）；

2. 学历证明、资格证书、培训记录等教育背景材料；

3. 劳动合同、岗位变动记录、绩效评估结果；

4. 奖励与处分记录、离职手续资料等；

5. 其他与员工职业发展相关的文件资料。

三、档案管理职责

1. 人力资源部门负责档案的统一归档、日常管理及信息更新；

2. 各部门需及时向人力资源部提供员工相关信息，确保资料的准确性；

3. 档案管理人员应定期检查档案完整性，防止遗失或损坏。

四、档案保管与使用

1. 档案应存放在专用档案室，配备防火、防潮、防盗设施；

2. 非经授权人员不得查阅或复制档案内容；

3. 员工本人可申请查阅个人档案，须填写相关申请表并经审批后方可办理；

4. 外单位因工作需要调阅档案的，应出具合法证明，并经公司主管领导批准。

五、档案的更新与维护

1. 员工入职时，应及时建立个人档案并录入系统；

2. 员工岗位调整、晋升、离职等情况发生时，相关部门应及时通知人力资源部更新档案信息；

3. 定期对档案进行清理和核对，确保数据的一致性与时效性。

六、档案的销毁

1. 对于已超过保存期限或无继续保存价值的档案，应按规定程序进行销毁；

2. 销毁前需由相关部门负责人审核确认，销毁过程应有专人监督并做好记录。

七、附则

本制度自发布之日起实施，由人力资源部负责解释和修订。各部门应严格遵守，共同维护人事档案的规范管理。

通过不断完善人事档案管理制度，能够有效提升企业管理水平，增强员工归属感与信任度，为企业长远发展奠定坚实基础。