在日常工作中，无论是机关单位、企业还是学校，撰写正式文件是一项常见但又需要格外注意细节的任务。其中，字体和字号的选择虽然看似简单，实则有着明确的规范要求。很多人可能会觉得这些细节无关紧要，但实际上，合理的排版不仅有助于信息的清晰传达，还能体现专业性和正式感。

根据国家相关标准以及常见的办公实践，正式文件的字体和字号通常遵循一定的统一规范。以中国国家机关常用的格式为例，正文部分通常使用仿宋_GB2312或宋体，字号为四号（即14磅）。这种字体结构清晰、笔画均匀，适合长时间阅读，也符合正式场合的审美需求。

标题部分则有所不同，通常会采用黑体或楷体，字号比正文大一级，如小三号（16磅）或三号（18磅），具体视文件类型而定。例如，政府公文的标题一般使用黑体，字号为二号（22磅），以突出其重要性。

此外，不同行业和单位可能有各自的内部规定，比如一些企业的内部通知可能使用微软雅黑或Arial等更为现代的字体，但整体上仍需保持简洁、易读的原则。值得注意的是，在正式场合中，尽量避免使用过于花哨或非标准字体，以免影响文件的严肃性和可读性。

除了字体和字号，行距、段落间距、页边距等排版要素同样不可忽视。一般情况下，正式文件的行距为1.5倍或固定值28磅，段落之间空一行，页面上下左右边距通常设置为2.54厘米或3厘米，以确保内容布局合理、美观大方。

总的来说，虽然字体和字号看似是细节问题，但在正式文件中却具有重要的作用。它不仅影响到文档的整体视觉效果，还关系到信息传递的准确性和专业性。因此，在撰写正式文件时，建议参考相关行业标准或单位内部规范，确保格式统一、内容清晰、表达得体。

如果你对具体的排版格式还有疑问，也可以查阅《党政机关公文处理工作条例》或相关办公软件中的模板设置，帮助你更高效地完成高质量的正式文件。