在日常工作中，无论是撰写公文、报告还是各类官方文件，选择合适的字体和字号都显得尤为重要。它不仅影响文件的可读性，还关系到整体的规范性和专业性。那么，一般正式的文件通常使用什么字体？又应该选择几号字呢？

首先，从字体的选择来看，中文正式文件中最为常见的是“仿宋”、“宋体”和“黑体”。其中，“宋体”是最为广泛使用的字体之一，尤其在政府机关、企事业单位的正式文件中，如通知、函件、公文等，多采用宋体。其特点是笔画清晰、结构规整，适合长时间阅读。

“仿宋”则是一种较为优雅的字体，常用于公文中的正文部分，特别是在一些需要体现庄重感和正式性的场合。它的线条柔和，视觉效果较为舒适，但相较于宋体来说，仿宋在排版上可能稍显复杂，因此使用频率略低。

至于“黑体”，虽然在标题中使用较多，但在正文中并不常见。黑体字体笔画粗壮、醒目，适合用于突出重点内容，例如文件的标题、章节编号等。

接下来是关于字号的问题。正式文件的字号选择也需遵循一定的规范。通常情况下，正文部分推荐使用四号字（即14磅），这是最常见的标准字号，既保证了阅读的清晰度，又不会显得过于拥挤或空洞。对于标题部分，则可以适当放大，比如三号字（16磅）或小三号字（15磅），以起到强调作用。

此外，根据不同的行业和单位要求，可能会有更具体的格式规定。例如，党政机关的公文格式通常会参考《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）的标准，其中对字体、字号、行距、段落间距等都有明确规定。因此，在实际操作中，建议参照相关单位的内部规范或上级文件的要求进行调整。

需要注意的是，随着电子化办公的普及，许多单位也开始使用Word、WPS等办公软件来制作正式文件。这些软件中通常预设了符合规范的字体和字号设置，用户只需按照模板填写内容即可。但即便如此，了解基本的格式规范仍然非常必要，尤其是在处理重要文件时，避免因格式问题导致不必要的误解或返工。

总的来说，正式文件的字体和字号选择应以清晰、规范、统一为原则。合理搭配字体与字号，不仅能提升文件的专业形象，也有助于提高信息传达的效率。在实际应用中，建议结合具体场景和单位要求灵活调整，确保最终呈现的效果既符合规范，又具备良好的可读性。